1 Aktuelles

1.1 Gibt es eine Hinweisgeberschutzlösung von VaDok®?

Ja, seit Anfang 2023 hat VaDok® die professionelle Lösung VaDok® – Whistleblow zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) entwickelt und im 4. Quartal 2023 zur Nutzung freigegegeben.

1.2 Wie ist VaDok® - Wistleblow integriert worden?

Nach Anmeldung auf dem VaDok® Portal werden die angelegten Dokumentenkategorien in der aktuellen Organisation, die lizenzierten VaDok® Lösungen z.B. VaDok® - Whistleblow oder Sicherer Belegversand und die eingerichteten Organisationen zur Aufruf angeboten. Beim Aufruf von VaDok® - Whistleblow wird die Anmeldung geöffnet, da die Benutzer und die Benutzrollen (Hinweisgeber, Sachbearbeiter, Prüfer, Administrator) in VaDok® - Whistleblow verwaltet werden.

Es ist selbstverständlich möglich die Anmeldemaske zu VaDok® - Whistleblow direkt aufzurufen ohne sich vorher auf dem VaDok® Portal anzumelden.

1.3 Erfolgt die Dokumentation von VaDok® - Wistleblow trotzdem in VaDok®?

Nicht nur Dokumentation des Hinweisgeberschutzsystems sondern auch die in VaDok® - Whistleblow eingerichteten Informationen zum Impressum, Datenschutz und zur Policy kommen direkt aus VaDok® und werden hier auch gepflegt. Diese sind dann nach Veröffentlichung in VaDok® immer aktuell auch in VaDok® - Whistleblow aufrufbar. 

2 Mandantenfähigkeit

2.1 Wie funktioniert die Mandantenfähigkeit und die Aufgabenverteilung an Kunden?

Mandantenfähigkeit bedeutet bei VaDok®, dass man unternehmensspezifische Daten eines Mandanten oder Kunden mit denen eines weiteren Mandanten/Kunden auf einem einheitlichen System gesetzeskonform verwalten und bearbeiten kann. Innerhalb eines Mandanten oder Kunden kann man Mitarbeiter des Mandanten oder Kunden für die entsprechenden Aufgaben berechtigen.

2.2 Sind Mandantenverwaltung und Collaboration mit Kunden z.B. für externe Datenschutzbeauftragte einfach?

Bei eDSB ist dieser der Master des VaDok® Portals mit einer eigenen Lizenz für sein Unternehmen. Jeder einzelne Kunde, den der eDSB neu aufnimmt wird als eigener Lizenznehmer angelegt und der eDSB muss nach Abschluss des Abrechnungsverfahren vom Kunden impersioniert werden. Impersioniert bedeutet, das sich der eDSB nur einmal anmelden muss, um auf die angelegten Organisationen zugreifen zu können.

2.3 Kann sich auch ein Mandant bzw. Kunde direkt einloggen?

Selbstverständlich kann sich der Kunde oder Mandant als Lizenznutzer selbst in VaDok® einloggen. Als Lizenznutzer bestimmt der Kunde oder Mandant selbst über die Zugänge zu seiner VaDok® Lizenz und kann auch nach Beendigung der Zusammenarbeit mit z.B. dem eDSB die Lizenz auf eigene Rechnung übernehmen.

2.4 Sollte/Muss der Kunde oder Mandant auf den Inhalt von VaDok® ebenfalls (lesenden) Zugriff haben?

Da der Mandant oder Kunde Lizenznutzer ist, hat er keine Einschränkungen bei den Berechtigungen. Er ist der Herr seiner Daten.

2.5 Wenn der Benutzer Schreibrechte hat, werden die Einträge protokolliert bzw. aufgezeichnet?

Die Zugriffe bestimmter Berechtigten (Administrator, ext. Prüfer) werden zu Nachweiszwecken protokolliert. Damit ist z.B. immer nachvollziehbar wer, warum und wann einen Dokumentationspunkt in einen anderen Status gesetzt hat.

2.6 Ist die Software auch für Konzerne geeignet?

Natürlich, dafür benötigt jede Gesellschaft des Konzerns eine eigene VaDok® Lizenz. Speziell für größere Unternehmen oder Kanzleien können wir nach Klärung der Anforderungen eine serverbasierte Inhouse-/Cloud-Lösung anbieten.

3 Collaboration

3.1 Können mehrere Personen im Unternehmen die Software nutzen?

Es handelt sich bei VaDok® nicht um ein klassisches Collaboration-Tool sondern um ein Dokumentationswerkzeug. Die Anzahl der gleichzeitigen Benutzer ist aktuell je nach Lösungspaket entsprechend eingeschränkt. Es können Aufgaben erstellt und per E-Mail versandt werden sowie Leistungen erfasst und ausgewertet werden.

3.2 Können Prozesse abgebildet werden? Also z. B. der Verantwortliche der Abteilung erfasst die Verarbeitungstätigkeit ein und ein DSB checkt den Eintrag und gibt ihn frei?

Um schnell und einfach zu dokumentieren und abzulegen wurde die Schnellerfassung auf Vorlagenbasis realisiert. Automatische Workflows gibt es zur Zeit keine, aber durch die Nutzung der Status z. B. "In Bearbeitung" etc. erkennt man den aktuellen Status und ggfs. den Handlungsbedarf. Die Status werden farblich unterschiedlich angezeigt und können auch als Filteroption für die Anzeige verwendet werden.

3.3 Wie viele Benutzerlizenzen sind möglich? Auch im Hinblick auf das Berechtigungs- und Rollenkonzept?

 Anzahl der gleichzeitigen Benutzer ist aktuell je nach Lösungspaket entsprechend eingeschränkt und kann erweitert werden. Das heißt konkret, dass Sie alle Personen eintragen können, die mit VaDok® arbeiten sollen. Das Benutzerkonzept von VaDok® erlaubt eine rollenbasierende Zugriffskontrolle.

3.4 Wie wird hier die Protokollierung sichergestellt, wer welche Bearbeitung vorgenommen hat?

Das System speichert Änderungen an einem Dokumentationspunkt z.B. an einem Verfahren automatisch.

4 Ablage eigener Unterlagen und eigene Ergänzungen 

4.1 Können eigene Vorlagen z.B. Musterverträge abgelegt werden?

Eigene Musterdokumente können grundsätzlich immer hochgeladen werden. Mit den vorhandenen Funktionen kann man in VaDok® auch Vorlagen erstellen, die als Schnellerfassung abgearbeitet werden z.B. zur Erstellung eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Aktuell ist die Schnellerfassung für den Muster-Auftragsverarbeitungsvertrag der GDD e.V. bereits vorhanden.

4.2 Was ist, wenn z.B. eine Option in einer Auswahlliste eines Formulars fehlt? Kann die Auswahlliste ergänzt werden?

Ja, in jedem "Auswahl-Bereich" eines Formulars (z.B. ein Vertrag) lassen sich stets zusätzlich zu den bereits vorgegebenen Beispielen weitere Optionen zur Auswahl einfügen.

4.3 Ist es möglich bestehende Dokumente (z.B. Im Format Excel, Word etc.) zu importieren?

In VaDok® wird zwischen Ablage und Anhänge unterschieden. Vorhandene Dokumente können grundsätzlich in verschiedenen Formaten in die Ablage hochgeladen werden. In die Anhänge kann man jedoch nur Dokumente mit dem Format pdf, csv, txt, msg, eml, mht, jpg, jpeg, png, bmp, gif, tiff, html oder htm hochladen. Nur die Anhänge können neben Formularen und Checklisten mit dem jeweiligen Dokumentationspunkt ausgegeben werden, während die Dokumente in der Ablage eines Dokumentationspunkts nur für den Datei-Download aber nicht für die Ausgabe verwendet werden. Die Funktion "Download-PDF" in VaDok® ermöglicht es, ein Dokument mit den ausgewählten Dokumentationspunkten zu erstellen. Dabei besteht die Option, ein Deckblatt sowie ein Inhaltsverzeichnis und die Anhänge im PDF-Format einzuschließen.

5 Aktualisierung

5.1 Erfolgt in Vorlagen/Templates von VaDok® bei Gesetzesänderungen eine inhaltliche Anpassung?

Sollten sich gesetzliche Änderungen ergeben oder aktuelle Gerichtsurteile die Handhabung beeinflussen, werden im Rahmen eines neuen Releases entsprechende Anpassungen durchgeführt und zum Import angeboten.

6 Übernahme der Daten aus meinem Testaccount

6.1 Ist eine Datenübernahme aus dem Testzugang möglich, wenn man sich für VaDok® entscheidet?

Nein! Wenn Sie VaDok® vor dem Kauf testen möchten, erhalten Sie mit dem Testzugang uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen und Features, die VaDok® derzeit bietet. Der Testaccount umfasst eine vollständige Version mit DEMO-Daten, die automatisch nach 7 Tagen deaktiviert wird. Bitte beachten Sie, dass die Testversion in der Regel mit Dummy-Daten gefüllt werden sollte, da eine Übertragung dieser Daten in eine Kauf-Lizenz datenbanktechnisch bedingt nicht möglich ist.

7 Dokumentation

7.1 Wie werden Änderungen an aktiven Dokumentationen protokolliert?

Bei der Bearbeitung einer Dokumentation bzw. der Dokumentationspunkte werden die Änderungen des Status protokolliert. Für nachvollziehbare Änderungen steht die Funktion Versionierung, mit der die Gültigkeit für den betreffenden Zeitraum gesetzeskonform festgelegt wird und jederzeit angezeigt werden kann.

7.2 Ist die Verwaltung von Datenschutzverletzungen auch möglich?

VaDok® bietet auf dem Marktplatz verschiedene kostenlose Vorlagen/Templates zum Import an. Hier gibt es auch Vorlagen/Templates für die Dokumentation des Datenschutzes, die man auswählen und importieren kann. Für die Erfassung von Datenpannen gibt es eine Vorlage zur Schnellerfassung einer Datenpanne. Die Ablage und die Zuordnungen erfolgen automatisch im Hintergrund.

7.3 Wie funktioniert die Versionierung bei Änderungen?

Die verschiedenen Teile einer Dokumentation, d.h. die Dokumentationspunkte, haben jeweils einen Status, der den aktuellen Arbeitsfortschritt widerspiegelt, wie zum Beispiel "Geprüft". Wenn ein Dokumentationspunkt endgültig festgeschrieben wird und den Status "Im Einsatz" erhält, ist es notwendig, eine neue Version zu erstellen, falls Änderungen erforderlich sind. Der betroffene Dokumentationspunkt wird dann den Status "Abgelaufen" erhalten, und der Gültigkeitszeitraum wird entsprechend aktualisiert. Abgelaufene und aktive Versionen können weiterhin eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden. Die endgültige Löschung erfolgt gemäß den festgelegten Aufbewahrungsfristen.

7.4 Besteht durch die DS-GVO die Notwendigkeit der Versionierung der TOM´s ?

Nach der DS-GVO ist man verpflichtet, die Technisch Organisatorische Maßnahmen (TOM´s) dem jeweiligen Stand der Technik anzupassen. Zum Nachweis sollten die notwendigen Versionierungen vorgenommen werden.

7.5 Kann eine z. B. Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) unterschrieben werden? Digital/analog?

Es besteht die Möglichkeit mit den Funktionen von VaDok®, ein Feld für die händische Unterschrift im Formular für die DSFA einzurichten.