Was bedeutet sicherer Belegversand und wie geht das?

Bevor Sie sich des sicheren Belegversands in VaDok bedienen, prüfen Sie bitte welche rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. Einwilligung/Einverständniserklärung durch den Betroffenen) für die Nutzung des sicheren Belegversands erfüllt werden müssen.

Hier eine – Muster Einverständniserklärung als Beispiel

In VaDok kann man Belege oder Dokumente mit beliebig vielen Seiten hochladen und verschlüsselt oder unverschlüsselt per E-Mail versenden. Dabei kann der Versand mit dem Hochladen des Belegs automatisch erfolgen oder nach Eingabe der notwendigen Informationen zum Empfänger (E-Mail-Adresse und Telefonnummer für den SMS-Empfang) angestoßen werden.
Für den automatischen Versand muss VaDok auf dem Beleg die Telefonnummer sowie die E-Mail-Adresse finden können. Diese Informationen müssen jedoch für den Empfänger des Belegs nicht lesbar sein!
Die standardmäßig genutzte Landesvorwahl (z. B. +49 für Deutschland) wird in VaDok hinterlegt und muss nicht in der Telefonnummer übergeben werden.
Die Syntax der notwendigen Versandinformationen, die auf dem Beleg hinterlegt sein müssen ist:
- [vadok[E-Mail-Adresse|Telefonnummer]] – z. B. [vadok[max.mustermann@muster.de|017029861301]]
- Wenn anstatt der Telefonnummer 6 x die Null also „000000“ hinterlegt wird, dann erfolgt ein unverschlüsselter Versand. – z. B. [vadok[max.mustermann@muster.de|000000]]

Hinweis zum Belegversand

Der hochgeladene Beleg wird unter Berücksichtigung der gewählten Einstellung automatisch verarbeitet.
Die Einstellungen für den Belegversand werden in der Verwaltung der jeweiligen Organisation im Bereich Belegversand vorgenommen.